Voorwaarden voor de aanmelding & Privacybeleid – Academy of Improvising Strings

Voorwaarden voor aanmelding

Met het aanmelden van uw kind voor de Academy of Improvising Strings – Junior edition (hierna te noemen “de Academy”) gaan u en uw kind akkoord met de spelregels en voorwaarden zoals vermeld op de website. Ook verplicht u zich om de genoemde kosten te voldoen.
Bij de aanmelding dienen alle bijzonderheden, die mogelijk voor deelname aan de Academy relevant zijn, door u te worden gemeld. Dit geldt eveneens voor bijzonderheden die zich na de aanmelding zouden voordoen.
Mocht uw kind onverhoopt niet mee kunnen, dan mag u een andere, passende deelnemer ‘in de plaats stellen’. Lukt dit niet, dan kunt u uw aanmelding tot 6 mei annuleren. Uw inschrijfgeld wordt dan teruggestort met inhouding van €50 inschrijfkosten. Bij een latere afmelding kan er geen restitutie meer plaatsvinden.
Het kan zijn – b.v. vanwege onvoldoende aanmeldingen – dat de Academy geen doorgang kan vinden. Mocht dit het geval zijn, dan laten we dat uiterlijk twee weken voor aanvang weten. Wij bieden u dan de mogelijkheid om te kiezen voor restitutie van het inschrijfgeld of voor een volgende editie van de Academy.
Mocht het om welke reden dan ook noodzakelijk zijn om de Academy op een andere dan de vermelde locatie te houden, dan behouden we daartoe het recht voor. In dat geval zorgen we voor een vervangende locatie en brengen we u daarvan op de hoogte. In het geval van verhindering van een staflid – door ziekte of andere oorzaak – wordt indien noodzakelijk gezorgd voor een passende vervanger. Ook van eventuele overige, substantiële wijzigingen in het programma, stellen we u uiteraard op de hoogte.
Als om gewichtige redenen de Academy onderbroken dient te worden dan zal restitutie naar rato plaatsvinden indien sprake zou zijn van opzet of grove schuld aan de zijde van de organisatie.
Indien u uw kind (geheel of deels) op eigen gelegenheid naar de Academy laat reizen, dan geschiedt dit onder uw eigen verantwoordelijkheid en kan de organisatie niet aansprakelijk worden gesteld voor wat er eventueel onderweg gebeurt.
Tenzij e.e.a. te wijten is aan opzet of grove schuld aan de zijde van de organisatie is zij niet verantwoordelijk te houden noch aansprakelijk te stellen voor het zoek- of beschadigd raken van eigendommen, voor de schade als gevolg van vermissing, ziekte en ongevallen of voor andere gevolgen die redelijkerwijze niet aan de organisatie toerekenbaar zijn. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt tevens ten aanzien van de door haar ingeschakelde medewerkers en/of derden, tenzij enige wettelijke regeling zich daartegen verzet. De ouder/verzorger dient er zorg voor te dragen dat de nodige verzekeringen in orde zijn.
In het belang van alle betrokkenen is het geboden dat zowel de aan u gemelde contactpersonen van de Academy, als uzelf en een eventuele tweede ouder/verzorger, er alles aan doen om bereikbaar te zijn via de aan elkaar verschafte mobiele telefoonnummers en andere contactmogelijkheden.
Foto’s en/of filmmateriaal van de Academy mag door de organisatie worden aangewend voor promotionele doeleinden. Bij foto’s waarop slechts één kind afgebeeld staat zullen wij de betreffende ouders/verzorgers voorafgaand om toestemming vragen.
NB: zie ook de ‘Spelregels’ tijdens de Academy op de website.

Privacybeleid

Privacybeleid – Verstrekte persoonsgegevens
De organisatie van de Academy is verantwoordelijk voor de verwerking en het bewaren van de door haar verkregen persoonsgegevens van deelnemers en ouders/verzorgers. De organisatie verwerkt en bewaart die persoonsgegevens omdat je deelneemt aan de Academy en daartoe gegevens aan ons hebt verstrekt.

Het gaat daarbij om de volgende gegevens

Voor- en achternaam
Adresgegevens
Leeftijd
Mailadres
Telefoongegevens
Bankgegevens
Relevante bijzonderheden

De organisatie verwerkt en bewaart persoonsgegevens voor de volgende doelen

Registratie en verwerking van aanmeldingen, inschrijvingen en betalingen
Communicatie m.b.t. Academy-gerelateerde en administratief/financiële aspecten
Informatieverstrekking en contact via mail, telefoon, app of via andere middelen
Bewaarplicht en verantwoording aan instanties op grond van een wettelijke verplichting

Gebruik en het delen van persoonsgegevens met derden

Voor de hiervoor omschreven doelen (anders dan de bewaar- en verantwoordingsplicht) zullen de persoonsgegevens gebruikt worden tot ten hoogste 12 maanden na afloop van het jaar van de laatste deelname aan de Academy. Uitzondering hierop is het mailadres, dat we zullen bewaren om toekomstige edities van de Academy onder de aandacht te brengen. U kunt zich hiervoor te allen tijde afmelden.

De organisatie deelt persoonsgegevens alleen indien dit noodzakelijk is voor de deelname aan en/of begeleiding tijdens de Academy of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen indien zich daartegen geen wettelijke regeling (bewaar- en verantwoordingsplichten) verzet. Verzoeken daartoe kunnen via een bericht aan de Functionaris Gegevensverwerking via info@improvisingstrings.com worden gedaan.

Privacybeleid – Beeldmateriaal

Tijdens de Academy worden foto’s en video-opnamen gemaakt. Bij wijze van ‘foto- en/of videoverslag’ plaatsen we graag een selectie van beelden op o.a. de website en het socialmedia-kanaal van de Academy. Dat doen we zónder vermelding van namen bij de beelden. Ook kan het zijn dat we een afbeelding ter promotie in de flyer gebruiken, doch alleen als het een beeld met meerdere deelnemers daarop betreft of met expliciete toestemming van de betreffende ouders/verzorgers.

Beeldmateriaal gemaakt door de Academy

Door u aan te melden voor de Academy, geeft u toestemming voor het gebruiken en met de andere deelnemers delen van foto’s en video-opnames. Deze toestemming kunt u later altijd intrekken. Wij gaan vanzelfsprekend zorgvuldig en verstandig met het beeldmateriaal om. Voor vragen of voor het geven of intrekken van uw toestemming kunt u terecht bij de Functionaris Gegevensverwerking van de Academy via info@improvisingstrings.com.

Beeldmateriaal gemaakt door ouders/deelnemers zelf

Het is begrijpelijk dat ouders/familieleden graag foto’s/video’s opnemen van b.v. het slotoptreden. Zij dienen daarbij rekening te houden met het feit dat mogelijk niet alle ouders/deelnemers het op prijs stellen dat beelden met hun kind/henzelf publiekelijk worden gedeeld. Wij gaan er vanuit dat ouders/derden terughoudend zijn met het maken van foto’s en video’s en het plaatsen daarvan op publieke kanalen. Enkele aanbevelingen: maak de foto’s/video’s alleen voor eigen gebruik, zet geen andere beelden dan met uw eigen kind op publiekelijk toegankelijke websites of sociale media, maak voornamelijk overzichtsfoto’s waarop individuele kinderen niet prominent herkenbaar zijn en maak close-up-beelden alleen van uw eigen kind.